INAIL - Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro

FIRENZE - In un contesto complesso e in rapida evoluzione come quello attuale, che obbliga le organizzazioni al cambiamento attraverso transizioni di tipo tecnologico, organizzativo e culturale, una comunicazione efficace e ben orientata può generare coinvolgimento e favorire un’adesione consapevole ai processi di trasformazione. Questa la premessa che ha fatto da filo conduttore a “Scenari - partecipazione, integrazione, evoluzione”, l’evento promosso dalla Direzione centrale pianificazione e comunicazione dell’Inail, in collaborazione con la Direzione regionale Toscana e con le Direzioni centrali risorse umane e organizzazione digitale, che il 10 e 11 aprile ha riunito a Firenze, nella suggestiva cornice di Villa Tornabuoni Lemmi, i referenti della funzione comunicazione dell’Istituto. In continuità con la prima edizione di “Scenari” dello scorso giugno, dedicata a sfide e opportunità dell’intelligenza artificiale, nel corso delle due giornate sono stati affrontati i temi del change management e il ruolo chiave delle attività di comunicazione come strumento strategico per rafforzare l’immagine, l’identità valoriale e la mission dell’Inail.

Paura: “Trasparenza e interazione elementi essenziali”. Dopo l’indirizzo di saluto di Giovanni Contenti, direttore regionale dell’Istituto, e l’intervento di Valeria Piatti, dirigente dell’Ufficio comunicazione organizzativa, che ha illustrato il programma dell’evento, ad aprire i lavori è stato il direttore centrale Pianificazione e Comunicazione, Giovanni Paura, che ha sottolineato come “le teorie sulla gestione del cambiamento concordino sul fatto che la comunicazione sia il cuore di ogni strategia efficace, perché permette di trasmettere una visione chiara, ridurre le incertezze e consolidare nuove abitudini, elementi cruciali nella transizione da uno stato all’altro. I modelli di cambiamento forniscono approcci complementari, ma tutti sottolineano l’importanza della comunicazione per motivare e guidare il personale in queste transizioni”. In analogia con la “safety by design”, ovvero l’approccio progettuale che tiene conto della sicurezza fin dalle fasi iniziali di ideazione e sviluppo di prodotti e servizi, per Paura anche la comunicazione deve essere parte integrante e strutturale dei progetti fin dall’inizio. “La personalizzazione del messaggio, la coerenza con il contesto, l’integrazione di strumenti tecnologici avanzati e il coinvolgimento degli interlocutori – ha spiegato – sono fondamentali per rendere la comunicazione efficace. Solo così si possono garantire trasparenza e interazione, elementi essenziali nei processi di cambiamento organizzativo”.

D’Ascenzo: “Dobbiamo valorizzare ancora di più le tante attività che svolgiamo”. Per il presidente dell’Inail, Fabrizio D’Ascenzo, intervenuto durante la prima giornata, “la comunicazione è cruciale per valorizzare il ruolo sociale dell’Istituto e l’ampio ventaglio di attività che svolge, che non si limita alla raccolta dei dati sugli infortuni ma comprende la prevenzione, la ricerca, la protesica e l’assistenza. Una comunicazione interna chiara e continua favorisce anche il senso di appartenenza ed è utile per far capire che i cambiamenti possono portare a un miglioramento concreto nell’attività lavorativa, superando eventuali resistenze ed evitando fraintendimenti, mentre quella esterna consente di rafforzare la percezione positiva dell’Inail nella società”. A questo proposito D’Ascenzo ha sottolineato che “occorre insistere ancora di più perché l’unicità dell’Istituto, che ha pochi eguali in Europa, e l’importanza dei servizi che mette a disposizione di lavoratori e imprese siano percepite chiaramente anche all’esterno”. Il presidente si è inoltre soffermato sul valore della formazione come asse portante della prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali e sulla necessità di un equilibrio tra smart working e lavoro in presenza, con l’obiettivo di una gestione dei problemi più efficace e reattiva.

Guidelli: “Fondamentale il passaggio da una cultura del controllo a una cultura del risultato”. I lavori sono ripresi venerdì mattina con l’intervento di Paolo Guidelli, direttore centrale per l’Organizzazione digitale dell’Inail, che ha descritto il percorso di trasformazione digitale, tecnologico ma anche organizzativo e culturale, avviato dall’Istituto nel 2019, in anticipo rispetto all’accelerazione imposta dalla pandemia, che si è tradotto nell’introduzione di nuovi strumenti, nuove modalità di collaborazione e una diversa visione del lavoro. “Questo cambiamento – ha spiegato – è stato possibile grazie al supporto del top management e all’attivazione di una comunicazione bidirezionale, promuovendo il passaggio da una cultura del controllo a una cultura della fiducia e del risultato, con un nuovo approccio alle priorità e alla valutazione delle performance, più orientato alla qualità dei servizi e meno alla quantità delle pratiche”. Sottolineando lo spirito di partecipazione e appartenenza del personale Inail, capace di adattarsi e reagire con prontezza e spirito costruttivo, Guidelli ha evidenziato “il ruolo chiave svolto dagli agenti di cambiamento, ovvero i dipendenti coinvolti fin dalle prime fasi progettuali che hanno guidato l’adozione delle nuove soluzioni digitali fornendo il proprio feedback, grazie a un approccio finalizzato alla partecipazione attiva e al confronto continuo”. Altrettanto importante per il direttore della Dcod è “il tema del monitoraggio. Sono stati implementati, infatti, strumenti per rilevare il grado di adozione e l’usabilità della piattaforma Digital Workplace, al fine di migliorarla costantemente con modifiche basate sui dati”.

Solo il 17% dei progetti raggiunge pienamente i propri obiettivi. Con la tavola rotonda successiva la discussione si è aperta al contributo esterno di autorevoli esperti di change management, innovazione e risorse umane, che hanno affrontato il tema del cambiamento organizzativo mettendo in evidenza come l’attuale contesto globale, caratterizzato da instabilità, ambiguità e fragilità, imponga alle organizzazioni una trasformazione costante e non più rimandabile. La digitalizzazione è il principale motore di questa trasformazione, ma da sola non è sufficiente. È necessario un cambiamento più ampio, che coinvolga i modelli organizzativi, culturali e, soprattutto, le persone. Solo il 17% dei progetti di cambiamento, però, raggiunge pienamente i propri obiettivi. Dai vari interventi è emerso, in particolare, che la maggior parte fallisce a causa di fattori umani, come il mancato coinvolgimento, la resistenza delle persone, l’assenza di una comunicazione efficace e la mancanza di una visione chiara da parte della leadership. 

I fattori critici di successo. Le organizzazioni che riescono nel cambiamento sono quelle che adottano un approccio agile, coinvolgono le persone fin dalle prime fasi e investono in una comunicazione chiara, trasparente e motivante. In questo processo la leadership gioca un ruolo centrale: deve essere coerente, empatica e capace di ispirare fiducia, promuovendo una cultura aperta al cambiamento. È stato ribadito più volte, inoltre, che il cambiamento deve essere costruito su misura, come un abito sartoriale, perché ogni organizzazione ha la sua identità e le sue dinamiche. In questo senso, il change management non può essere improvvisato, ma richiede metodo, competenze specifiche e un uso consapevole della comunicazione come leva strategica. L’ascolto del territorio, il coinvolgimento attivo, l’adozione di strumenti come manifesti valoriali e la creazione di percorsi pilota sono esempi concreti di come sostenere il cambiamento dall’interno. È stata poi enfatizzata nuovamente l’importanza di monitorare comportamenti, indicatori di adozione, percezioni e risultati ottenuti per valutare l’efficacia del cambiamento. Tutti i relatori, inoltre, hanno concordato sul fatto che il vero cuore del cambiamento risiede nelle persone: il loro coinvolgimento, la loro formazione e la loro motivazione sono le condizioni imprescindibili per il successo di qualsiasi trasformazione.

Fiori: “Ripartire da identità, missione e obiettivi di servizio”. L’importanza del capitale umano è stata richiamata anche dal direttore generale, Marcello Fiori, che nel suo intervento ha sottolineato che “anche l’Inail ha la necessità di misurarsi sulle opportunità del change management. Identità, missione e obiettivi di servizio sono i temi da cui ripartire per essere tutti protagonisti del cambiamento. Valorizzare e sostenere, con le indispensabili misure organizzative, il senso di appartenenza, la grande professionalità e i valori identitari che caratterizzano le nostre lavoratrici e i nostri lavoratori, è fondamentale per posizionare l’Istituto al centro del welfare italiano. Senza il coinvolgimento diretto delle persone e un’autentica motivazione condivisa, infatti, nessuna trasformazione potrà avere successo”. Dopo aver ricordato le visite effettuate negli ultimi sei mesi in tutte le strutture territoriali dell’Inail, Fiori ha insistito anche sulla necessità di “affrontare il cambiamento con coraggio, innovazione e realismo. Le trasformazioni del mondo del lavoro, l’impatto della digitalizzazione, l’emergere di nuove malattie professionali, l’evoluzione delle imprese impongono all’Istituto di innovare il proprio ruolo, anticipando i nuovi rischi professionali e adattando i propri modelli di intervento per la prevenzione e la riabilitazione”. Bisogna però farlo in fretta perché “una trasformazione del modello organizzativo troppo lenta rischia di rivelarsi inutile. Il mondo cambia a una velocità mai conosciuta prima e l’Inail, valorizzando ‘la persona al centro’, può essere in grado di stare al passo con i tempi, avendo visione e strumenti adeguati, frutto sia dell’esperienza che della indispensabile innovazione”.