INAIL - Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro Ricerca e Innovazione tecnologica

Attività legate alla ricezione e conservazione delle cartelle sanitarie e di rischio come previsto da normative vigenti.

Il Dipartimento di Medicina, epidemiologia, igiene del lavoro ed ambientale (DiMEILA) dell’INAIL svolge, tra le altre, le seguenti attività:

• Ricezione e conservazione della cartella sanitaria di rischio di lavoratori esposti ad agenti cancerogeni, secondo quanto previsto dal d.lgs. 81/2008 art. 243 c. 4 e d.m. 155/2007 art. 8 c.1.
• Ricezione e conservazione della cartella sanitaria di rischio di lavoratori esposti ad agenti cancerogeni, secondo quanto previsto dal d.Lgs. 81/2008 art. 243 c. 5 e d.m. 155/2007 art.8 c.2.
• Ricezione e conservazione della cartella sanitaria di rischio di lavoratori esposti ad agenti biologici gruppi 3 e 4 secondo quanto previsto dal d.lgs. 81/2008 art. 280 c. 3 lettera b).
• Ricezione e conservazione della cartella sanitaria di rischio di lavoratori esposti ad agenti biologici gruppi 3 e 4 secondo quanto previsto dal d.lgs. 81/2008 art. 280 c. 3 lettera c).
• Ricezione e conservazione del documento sanitario personale, secondo quanto previsto dal d.lgs 101/2020, art. 140 comma 4, unitamente ai documenti di cui all'art. 132, comma 1, lett. d) ed e).

 Soggetti interessati

• Il datore di lavoro per il tramite del medico competente (d.lgs. 81/08 e s.m.i. art. 243 c. 4 e d.m. 155/2007 art.8 c.1);
• Il datore di lavoro (D.Lgs. 81/08 e s.m.i. art. 243 c. 5 e D.M. 155/2007 art.8 c.2);
• Il datore di lavoro per il tramite del medico competente (d.lgs. 81/08 e s.m.i. art. 280 c. 3 lettera b);
• Il datore di lavoro per il tramite del medico competente (d.lgs. 81/08 e s.m.i. art. 280 c. 3 lettera c);
• Il medico autorizzato (d.lgs. 101/2020 art. 140 comma 4).

Modalità di trasmissione della documentazione

• Alla cessazione del rapporto di lavoro del lavoratore con esposizione al rischio agenti cancerogeni, il datore di lavoro, per il tramite del medico competente, deve inoltrare, nel rispetto del GDPR (Regolamento UE 2016/679), al DiMEILA, entro 30 giorni, la cartella sanitaria e di rischio, in originale, del lavoratore interessato, in plico chiuso e nel rispetto della normativa vigente in materia di salvaguardia del segreto professionale e di tutela della riservatezza dei dati - GDPR (Regolamento UE 2016/679). La suddetta documentazione è conservata dall'INAIL DiMEILA, per 40 anni, nel rispetto del GDPR (Regolamento UE 2016/679);
• Alla cessazione dell'attività dell'azienda con esposizione al rischio agenti cancerogeni, il datore di lavoro deve inoltrare al DiMEILA, entro 30 giorni, le cartelle sanitarie e di rischio, in originale, dei lavoratori, nel rispetto della normativa vigente in materia di salvaguardia del segreto professionale e di tutela della riservatezza dei dati - GDPR (Regolamento UE 2016/679).;
• Alla cessazione del rapporto di lavoro del lavoratore con esposizione al rischio agenti biologici gruppo 3 e 4, il datore di lavoro, per il tramite del medico competente, deve inoltrare, al DiMEILA, nel rispetto della normativa vigente in materia di salvaguardia del segreto professionale e di tutela della riservatezza dei dati - GDPR (Regolamento UE 2016/679), la cartella sanitaria e di rischio, in originale, del lavoratore interessato, per il tramite del medico competente;
• Alla cessazione dell’attività dell’azienda con esposizione al rischio agenti biologici gruppo 3 e 4, il datore di lavoro, per il tramite del medico competente, deve inoltrare, nel rispetto del d.lgs 196/03, DiMEILA, nel rispetto della normativa vigente in materia di salvaguardia del segreto professionale e di tutela della riservatezza dei dati - GDPR (Regolamento UE 2016/679), le cartelle sanitarie e di rischio, in originale, del lavoratore interessato. La documentazione di cui ai punti 3 e 4 è conservata dall'Inail - DiMEILA, nel rispetto della normativa vigente in materia di salvaguardia del segreto professionale e di tutela della riservatezza dei dati - GDPR (Regolamento UE 2016/679), fino a dieci anni dalla cessazione di ogni attività che espone ad agenti biologici. Nel caso di agenti per i quali è noto che possono provocare infezioni consistenti o latenti o che danno luogo a malattie con recrudescenza periodica per lungo tempo o che possono avere gravi sequele a lungo termine tale periodo è di quaranta anni;
• Entro 9 mesi dalla cessazione del rapporto di lavoro del lavoratore o dell'attività dell'azienda comportante esposizioni al rischio radiazioni ionizzanti, il medico autorizzato  provvede a consegnare all’INAIL (DiMEILA), nel rispetto della normativa vigente in materia di salvaguardia del segreto professionale e di tutela della riservatezza dei dati - GDPR (Regolamento UE 2016/679), il documento sanitario personale del lavoratore interessato, unitamente ai documenti di cui all'art. 132, comma 1, lett. d) ed e) d.lgs. 101/20. La documentazione è conservata dall'Inail - DiMEILA, nel rispetto della normativa vigente in materia di salvaguardia del segreto professionale e di tutela della riservatezza dei dati - GDPR (Regolamento UE 2016/679), per 30 anni.

La documentazione va inoltrata al seguente indirizzo:

INAIL - Dipartimento di Medicina, Epidemiologia, Igiene del Lavoro ed Ambientale

Archivio cancerogeni/agenti biologici/radiazioni ionizzanti (a seconda del caso)

Via Fontana Candida, 1 – Monte Porzio Catone - 00078 (RM).

Al fine di garantire una corretta gestione dell’archiviazione, nel rispetto della normativa vigente in tema di segreto professionale e tutela della riservatezza dei dati personali, i soggetti che, per legge, hanno l'obbligo dell'inoltro, devono trasmettere la documentazione, all'indirizzo sopra riportato, in busta chiusa con apposizione della seguente dicitura: "Contiene documentazione con dati personali ai sensi del GDPR (Regolamento UE 2016/679)", secondo le modalità di seguito indicate:

• dentro la busta dovrà essere inserito il plico chiuso contenente la documentazione relativa a ciascun lavoratore;
• il plico deve recare l'indicazione del nominativo del lavoratore, nonché la dicitura "Contiene documentazione con dati personali ai sensi del GDPR (Regolamento UE 2016/679)";
• il plico suddetto dovrà essere accompagnato da una lettera, nella quale devono essere riportate le seguenti informazioni: nominativo del lavoratore/i; luogo e data di nascita; data di assunzione; mansione svolta al momento della cessazione del rapporto di lavoro; tipologia del rischio (agenti cancerogeni o agenti biologici o radiazioni ionizzanti); ragione sociale del datore del lavoro al momento della cessazione del rapporto di lavoro; data di cessazione del rapporto di lavoro.