INAIL - Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro

INAIL - Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro

Istruzione operativa del 31 marzo 2010

Rilascio "utenze" in Punto Cliente. Nuovi profili "Servizi associazioni - non società", "Servizi associazioni - società" e "CAF imprese" per Comunicazione unica al Registro imprese.

Direzione Centrale Rischi
Direzione Centrale Servizi Informativi e Telecomunicazioni

Prot. INAIL.60010.31/03/2010.0002858

Alle Unità Centrali e Territoriali

Oggetto: Rilascio "utenze" in Punto Cliente. Nuovi profili "Servizi associazioni - non società", "Servizi associazioni - società" e "CAF imprese" per Comunicazione unica al Registro imprese.                      

     

Premessa

Nel sito www.inail.it, come è noto, è presente la sezione "Punto Cliente", che è il punto di accesso della maggior parte dei servizi telematici dell'Istituto ed in particolare di quelli connessi al rapporto assicurativo (denunce di iscrizione, variazione, cessazione, autoliquidazione, LUL, ecc.).
Per accedere ai servizi telematici, l'utente deve essere registrato nel sistema di autenticazione dell'Istituto ed essere in possesso delle credenziali ("utenza"), il cui rilascio - per alcune categorie di utenti - è decentrato a livello di Sede.
Il rilascio delle credenziali è effettuato in www.inail.it - Punto Cliente dall'operatore Internet di Sede ("con la funzione "Gestione utenti-profili), previamente abilitato dal Direttore della Sede alla specifica funzione attraverso la "console di profilazione" presente in Intranet - "servizi riservati".
La procedura "gestione utenti profili" richiede all'operatore Internet di selezionare il "gruppo" di appartenenza del richiedente (es. consulenti del lavoro) e di inserire i dati personali del soggetto stesso (es. codice fiscale, n° di iscrizione all'Albo professionale). Al termine delle operazioni, il sistema produce una stampa contenente il codice identificativo dell'utente (cd. "username") e la password, da personalizzare a cura dell'utente stesso al momento del primo accesso.
I "gruppi" utenti previsti nella procedura corrispondono ad altrettanti profili di autorizzazione che abilitano ad alcuni servizi piuttosto che ad altri, pertanto la corretta individuazione del "gruppo" da parte dell'operatore Internet è fondamentale ai fini della corretta gestione delle utenze.

 

Sistema di autorizzazione e Comunicazione unica al registro delle imprese

Come noto dal prossimo 1° aprile sarà a pieno regime la Comunicazione unica al registro delle imprese, prevista dall'art. 9 del decreto-legge n.7/2007.
La Comunicazione unica è concepita come un fascicolo elettronico al cui interno sono presenti le denunce/dichiarazioni di competenza dei vari enti destinatari ed è stata prevista la sottoscrizione con firma digitale sia dell'intero fascicolo ("pratica Registro imprese"), sia dei singoli moduli.
Ciò in quanto le categorie di intermediari titolati ad effettuare i diversi adempimenti nei confronti delle amministrazioni interessate a Comunicazione unica sono differenziate.
Le denunce di iscrizione all'INAIL effettuate con ComUnica alle Camere di commercio devono essere sottoscritte con firma digitale dal legale rappresentante dell'impresa o da un intermediario legittimato in base alla legge n. 12/1979.
Tale controllo non può che essere effettuato verificando che la persona fisica che sottoscrive con firma digitale la denuncia all'INAIL sia un soggetto abilitato in Punto Cliente e quindi autorizzato dall'INAIL ad effettuare tale tipo di adempimento.
Le categorie di utenti disciplinate dall'articolo 1, comma 4, della legge n. 12/1979, inoltre, sono legittimate ad effettuare gli adempimenti previsti con ComUnica tramite il personale dipendente operante nelle proprie strutture, che quindi può sottoscrivere le denunce con firma digitale.
A tal fine sono stati realizzati per i Servizi di associazione e per i CAF imprese appositi nuovi profili utenti in Punto Cliente, in modo da consentire agli "operatori subdelegati" - riferiti a tali categorie - di operare, previa abilitazione rilasciata dall'INAIL ai legali rappresentanti pro tempore dei servizi e delle società.  I nuovi profili in discorso servono al momento solo per effettuare le denunce con ComUnica.
Al momento si è deciso inoltre di mantenere inalterati i profili riguardanti il LUL, pertanto nulla cambia relativamente al profilo "legale rappresentante associazione di categoria" e alle deleghe collegate alle persone fisiche già abilitate e presenti nel relativo gruppo di utenti.
In un secondo momento, che verrà appositamente comunicato, i nuovi profili creati per i servizi di associazioni e per i CAF imprese consentiranno anche di effettuare i servizi telematici previsti in Punto Cliente (es. denuncia di nuovo lavoro temporaneo, autoliquidazione, ecc.).
Si coglie l'occasione per ricordare che in materia previdenziale vige la riserva di legge di cui alla legge n. 12/1979, a favore dei soggetti previsti al comma 1 e al comma 4 dell'articolo 1.
L'articolo 1, comma 1, della legge n. 12/1979 prevede infatti che  "tutti gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti, quando non sono curati dal datore di lavoro, direttamente od a mezzo di propri dipendenti, non possono essere assunti se non da coloro che siano iscritti nell'albo dei consulenti del lavoro ..... nonché da coloro che siano iscritti negli albi degli avvocati e procuratori legali1, dei dottori commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali2, i quali in tal caso sono tenuti a darne comunicazione agli ispettorati del lavoro3 delle province nel cui ambito territoriale intendono svolgere gli adempimenti di cui sopra".
Il comma 4, dell'articolo 1, della legge n. 12/1979 dispone, inoltre, che "le imprese considerate artigiane ai sensi della legge 25 luglio 1956, n. 860, nonché le altre piccole imprese anche in forma cooperativa, possono affidare l'esecuzione degli adempimenti di cui al primo comma a servizi o a centri di assistenza fiscale istituiti dalle rispettive associazioni di categoria. Tali servizi possono essere organizzati a mezzo dei consulenti del lavoro, anche se dipendenti dalle predette associazioni".
La parola "possono", per interpretazione consolidata del Ministero del Lavoro, è da riferirsi al fatto che il consulente del lavoro può essere un dipendente dell'associazione, per cui il servizio deve sempre e comunque essere assistito da un professionista di cui al primo comma.
Si anticipa che è in corso di predisposizione una circolare complessiva sulla materia, che sarà sottoposta all'approvazione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, nella quale potranno eventualmente essere meglio precisate alcune indicazioni contenute nella presente.

 

Nuovi profili per servizi e CAF

Servizi e CAF possono svolgere adempimenti previdenziali per le imprese su delega di queste ultime,  pertanto i nuovi profili sono stati progettati prevedendo l'inserimento in procedura dei dati anagrafici delle strutture, alle quali è poi correlata la persona fisica titolare dell'utenza, con memorizzazione delle deleghe sulla struttura.
Ciò consentirà in caso di variazione delle persone fisiche titolari dell'utenza di non dover trasferire le deleghe da un soggetto all'altro, fermo restando che le credenziali sono comunque sempre rilasciate ad una persona fisica.
La funzione di inserimento deleghe sarà attivata in un secondo momento, pertanto ai fini di Comunicazione unica i nuovi utenti potranno effettuare le denunce con ComUnica anche se l'impresa non è registrata tra le deleghe.
Le credenziali ("utenza") sono costituite da un codice identificativo utente (user name) e da una parola chiave riservata (password). Il codice identificativo, o user name, è costituito dal codice fiscale della persona fisica autorizzata ai servizi telematici e corrisponde quindi ad un solo utente; la parola chiave, o password, è composta da almeno otto caratteri ed è modificata, al primo utilizzo, dal soggetto al quale è rilasciato il codice identificativo.
I servizi istituiti da associazioni di categoria possono essere strutturati sia come articolazioni territoriali dell'associazione nazionale, sia come società di servizi, ma in entrambi i casi hanno un proprio codice fiscale, una denominazione/ragione sociale e un legale rappresentante pro tempore, legittimato a richiedere le credenziali all'INAIL per Punto Cliente.
I CAF per legge non possono che essere società di capitali, sono articolati in genere con più uffici locali e possono operare soltanto se autorizzati dall'Agenzia delle Entrate, presso cui é tenuto l'Albo dei CAF imprese e quello dei CAF dipendenti. In quanto società, hanno ovviamente un codice fiscale e un legale rappresentante pro tempore, che è la persona fisica legittimata a richiedere all'INAIL l'utenza per Punto Cliente.
Ai fini del rilascio delle utenze per Punto Cliente, il CAF deve essere iscritto all'Albo dei CAF imprese, pubblicato all'indirizzo http://www.agenziaentrate.it/ilwwcm/connect/Nsi/Contatti/CAF/ e tale iscrizione costituisce condizione necessaria e sufficiente ai fini della legittimazione ad ottenere dall'INAIL le credenziali.

Sono stati realizzati in Punto Cliente i seguenti nuovi "gruppi" utenti:

  • Servizi di associazioni - non società
  • Servizi di associazioni - società
  • CAF imprese

 

Procedura per il rilascio delle utenze per i profili Servizi e CAF.

Il rilascio delle abilitazione avviene su domanda del legale rappresentante pro tempore del servizio, del servizio-società e della società CAF imprese ed è decentrato a livello di Sede.
A tal fine sono stati predisposti i moduli allegati alla presente, pubblicati anche sul sito www.inail.it - Punto Cliente, dove devono essere indicati - tra gli altri dati - gli uffici locali attraverso cui il servizio o la società opera.
Una volta ricevute le credenziali dalla Sede dell'INAIL, il legale rappresentante pro tempore registra gli uffici locali nel sistema e crea per ogni ufficio il relativo responsabile (persona fisica, identificata dal codice fiscale alfanumerico).
Quest'ultimo, una volta ricevute le credenziali dal legale rappresentante, abilita a sua volta il personale dipendente del proprio ufficio, come "operatori subdelegati" (persone fisiche, identificate dal codice fiscale alfanumerico). Trattandosi di soggetti tenuti all'obbligo assicurativo, nei moduli deve essere indicato il codice ditta sul quale è assicurato il personale dipendente.
Ciò consente di trattare in gestione documentale (procedura "Gest.Doc." di sede) i documenti relativi alla richiesta di abilitazione, protocollandoli e archiviandoli nel codice ditta in Gestione Rapporti Assicurativi (GRA), in attesa dell'implementazione che consenta di trasferire in Punto Cliente tutta la gestione documentale del procedimento di rilascio delle abilitazioni.

Si riassumono le operazioni che i richiedenti devono effettuare: 

1. il legale rappresentante pro tempore presenta allo sportello della Sede INAIL la domanda di abilitazione a Punto Cliente redatta sui moduli allegati alla presente, che prevedono l'indicazione del codice ditta e degli uffici locali del servizio o della società, nonché delle associazioni che hanno istituito o controllano il servizio o la società;

2. riceve il provvedimento di rilascio delle credenziali e attiva la propria utenza in Punto Cliente, personalizzando la password;

3. inserisce gli uffici locali e crea le utenze per i responsabili degli uffici stessi ed eventualmente può abilitare sé stesso in veste di responsabile di un ufficio;

4. consegna le utenze ai responsabili degli uffici, che attivano le proprie utenze in Punto Cliente, personalizzando la password;

5. una volta attivata l'utenza, ogni responsabile di Ufficio può abilitare i dipendenti come "operatori subdelegati";

6. ciascun operatore "subdelegato" attiva la propria utenza in Punto Cliente personalizzando la password.

Per il dettaglio delle operazioni si rinvia ai manuali utenti per i legali rappresentanti e i responsabili di uffici locali,  allegati alla presente.

 

Per le Sedi, il flusso operativo è il seguente:

1. il legale rappresentante presenta allo sportello della Sede INAIL competente per territorio domanda di abilitazione a Punto Cliente redatta sui moduli allegati alla presente, che prevedono l'indicazione del codice ditta;

2. l'operatore Internet verifica la regolarità della documentazione,;

3. accede a Punto Cliente e seleziona la funzione "inserisci nuovi utenti";

4. seleziona in procedura il gruppo a cui appartiene il richiedente, cioè "Servizi associazioni - non società", "Servizi associazioni - società" o "CAF imprese", in base alla domanda di abilitazione ricevuta;

5. inserisce i dati del legale rappresentante pro tempore, i dati del servizio o della società e i dati di una delle associazioni indicate nei moduli di domanda;

6. al termine delle operazioni, conferma l'inserimento di tutti i dati e il sistema produce il provvedimento di rilascio delle credenziali al legale rappresentante del servizio o della società;

7. l'operatore Internet stampa il provvedimento in due copie e le firma e consegna una copia al richiedente

8. l'operatore Internet acquisisce in Gestione documentale di Sede i moduli di richiesta e la copia del provvedimento di rilascio delle credenziali, utilizzando la classe "Corrispondenza varia" (categoria "Corrispondenza" in Gest.Doc.) e li archivia nel codice ditta in GRA, allegandoli agli atti.

Per il dettaglio delle operazioni si rinvia al manuale utente per operatore Internet di Sede, allegato alla presente.

 

Procedimento istruttorio per il rilascio delle credenziali

Il procedimento di rilascio delle credenziali è un vero e proprio procedimento amministrativo ad istanza di parte, che, al pari di tutti i procedimenti amministrativi, si compone di una fase istruttoria, finalizzata a verificare il possesso dei requisiti e dei titoli previsti dalla normativa vigente in capo al richiedente, e di una fase di emissione del provvedimento, che può consistere nel rilascio dell'utenza in caso di esito positivo dell'istruttoria e nel diniego delle credenziali in caso di esito negativo.
Il procedimento in questione è da classificarsi tra i procedimenti amministrativi cd. autorizzatori, essendo preordinato al rilascio dell'autorizzazione ad accedere al sistema informatico dell'Istituto ed a utilizzare i servizi telematici previsti per quella determinata categoria di utente o "gruppo".
Il provvedimento di abilitazione deve essere rilasciato sulla base di un riscontro di carattere tecnico circa la sussistenza dei titoli/requisiti richiesti dalla legge, riscontro che presuppone evidentemente l'accertamento dell'identità del soggetto, da effettuarsi con esibizione di un documento di riconoscimento.
Per quanto riguarda i servizi telematici riguardanti il rapporto assicurativo, con i quali sono stati informatizzati la maggior parte degli obblighi previsti dalle leggi vigenti in capo ai datori di lavoro e in generale ai soggetti tenuti all'obbligo assicurativo, si hanno due categorie di utenti:

1. gli stessi datori di lavoro, tenuti ad adempiere agli obblighi previdenziali e assicurativi e quindi da considerarsi legittimati per legge ad accedere ai servizi telematici dell'INAIL;

2. gli "intermediari" (professionisti, servizi istituiti da associazioni di categoria o società di servizi, CAF imprese), cioè i soggetti legittimati ad effettuare gli adempimenti previdenziali in nome e per conto dei datori di lavoro, su mandato professionale o delega di questi ultimi, per i quali la legittimazione ad operare è condizionata al possesso dei requisiti stabiliti dalle disposizioni vigenti.

La categoria  degli intermediari operanti nel mercato dei servizi alle imprese, di cui i servizi in materia di lavoro e previdenza costituiscono una parte rilevante, è piuttosto vasta e allo stato ciascuna pubblica amministrazione individua le categorie di intermediari abilitati ad agire per conto delle imprese in via autonoma, sulla base della propria specifica normativa di riferimento.
Ciò comporta che un soggetto possa essere abilitato dalle Camere di commercio a presentare ad esempio la denuncia di iscrizione al registro delle imprese (es. notaio, CED), ma non sia legittimato a presentare la denuncia di iscrizione all'INAIL.
In sintesi, poiché allo stato vigono normative differenziate, ciascuna pubblica amministrazione definisce moduli, requisiti e condizioni per il rilascio delle abilitazioni, pertanto allo stato non esiste una modulistica unificata, né procedure standardizzate.
La responsabilità circa la sussistenza dei requisiti in capo al richiedente e quella relativa all'adozione delle misure di sicurezza richieste per l'accesso ai sistemi informatici (comprese quelle imposte dal Codice di tutela dei dati personali) è sempre riferita in via diretta ed esclusiva all'amministrazione che rilascia le credenziali per i propri archivi e servizi telematici, pertanto nessuna norma al momento prevede che l'abilitazione rilasciata da un'amministrazione ad un soggetto, abbia automaticamente effetto anche nei confronti di un'altra amministrazione.
Per completezza di informazione si osserva, inoltre, che sul piano delle responsabilità, la situazione non cambia se il soggetto richiedente è una pubblica amministrazione, infatti, come più volte ribadito dall'Autorità garante dei dati personali, l'accesso ai dati registrati nei sistemi informatici e quindi il loro trattamento è sempre condizionato all'adozione di una serie di misure di sicurezza, la cui operatività non è sospesa per effetto del qualità pubblica del soggetto (v. a tale proposito le osservazioni e le prescrizioni dell'Autorità garante per la protezione dei dati personali, pubblicate nel sito http://www.garanteprivacy.it/garante/navig/jsp/index.jsp ).

Per quanto riguarda l'istruttoria relativa al rilascio delle abilitazioni per i profili "Servizi associazioni - non società", "Servizi associazioni - società" e "CAF imprese", gli  operatori Internet di Sede devono verificare:

1. la corretta compilazione di tutti i dati presenti nei moduli;

2. l'identità del legale rappresentante, tramite carta d'identità o documento equipollente;

3. l'esattezza del codice fiscale del legale rappresentante;

4. l'esattezza del codice ditta indicato nei moduli, previa consultazione in GRA;

5. per le società, l'esattezza dei relativi dati indicati nei moduli, compresi gli uffici locali dichiarati, anche tramite estrazione della visura con l'apposita funzione "Infocamere", presente nella home page di Intranet tra i "Servizi riservati";

6. per i CAF imprese, che il CAF sia regolarmente presente nell'elenco pubblicato nel sito http://www.agenziaentrate.it/ilwwcm/connect/Nsi/Contatti/CAF/.

Presso tutte le sedi deve essere predisposto un servizio di sportello dedicato al rilascio delle utenze di Punto Cliente, che deve essere presidiato con continuità da uno o più operatori Internet, abilitati dal Direttore della Sede.
Tali operatori dovranno assistere gli utenti fornendo tutte le informazioni e  rilasciando le utenze.
Eventuali difficoltà da parte delle Sedi devono essere segnalate esclusivamente dalle caselle di posta elettronica di struttura via mail a dcrischi@inail.it e in copia alla Direzione Regionale di appartenenza.
Le Direzioni Regionali nell'esercizio delle funzioni di coordinamento e controllo loro ascritte devono curare tutte le iniziative necessarie per la riuscita dell'intera operazione, controllando che le Sedi effettuino tutti gli adempimenti previsti.

IL DIRETTORE CENTRALE S.I.T.
Dott.ssa Claudia Galli                                                                     

IL DIRETTORE CENTRALE RISCHI
Ing. Ester Rotoli

 

Manuali allegati:
Legale rappresentante
Responsabile uffici locali
Utenti sportello

Modelli allegati:
Servizi di associazione - Non società
Servizi di associazione - Società

Caf imprese

 

Note:
1- L'Albo dei procuratori legali è stato soppresso dalla legge 24 febbraio 1997, n. 27, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 27 febbraio 1997, n. 48.

2- L'Ordine dei dottori commercialisti e l'Ordine dei ragionieri e periti commerciali sono stati unificati nell'Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili dal decreto legislativo 28 giugno 2005, n. 139, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 19 luglio 2005, n. 166 recante "Costituzione dell'Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, a norma dell'articolo 2 della legge 24 febbraio 2005, n. 34."

3- Ora denominati Direzioni Provinciali e Regionali del Lavoro in base al Decreto del Ministero del lavoro e delle politiche sociali del 7 novembre 1996, n. 687 "Regolamento recante norme per l'unificazione degli uffici periferici del Ministero del lavoro e della previdenza sociale e l'istituzione delle direzioni regionali e provinciali del lavoro", pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 22 gennaio 1997, n. 17.

Ultimo aggiornamento: 06/11/2012


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