INAIL - Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro

INAIL - Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro

Istruzione operativa del 21 giugno 2011

Introduzione della Posta Elettronica Certificata (PEC) quale modalità ordinaria di spedizione degli atti al cliente.

DIREZIONE CENTRALE RISCHI
Ufficio Tariffe

DIREZIONE CENTRALE P.O.C.
Ufficio Progettazione e Gestione Servizi Virtualizzati 

Prot. 60010.21/06/2011.0004604 

Alle Strutture Centrali e Territoriali 

Oggetto: Introduzione della Posta Elettronica Certificata (PEC) quale modalità ordinaria di spedizione degli atti al cliente.

I progetti di digitalizzazione dei documenti e dematerializzazione dei procedimenti amministrativi assumono grande rilevanza per un'organizzazione, in quanto consentono forti riduzioni di costi, sia per le spese di postalizzazione sia per le risorse umane destinate alla relativa attività di supporto, nonché aumenti significativi di efficienza.

Tra questi strumenti un ruolo di particolare centralità ed importanza è attribuito alla PEC, che presenta forti similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale, con in più la possibilità di ottenere la garanzia del ricevimento del messaggio da parte del destinatario.

Può essere pertanto utilizzata per effettuare comunicazioni ufficiali per le quali il mittente necessita della prova dell'invio della comunicazione, nonché del ricevimento della stessa da parte del destinatario.

Per favorire la diffusione della PEC e l'adesione del sistema delle imprese a tale nuova modalità di trasmissione degli atti, l'Istituto ha stipulato di recente un Protocollo d'intesa, reperibile sul Portale, con diciassette associazioni di categoria, con le quali avvierà una collaborazione tesa alla concreta applicazione dell'accordo, con i conseguenti riflessi sulle attività delle Strutture.

Attualmente si sta lavorando per consentire la spedizione tramite PEC degli atti inerenti la gestione del rapporto assicurativo, inizialmente di quelli giornalieri attualmente trasmessi via POM, in futuro di quelli massivi.

Con la presente  si intende pertanto favorire lo stato dell'arte, in modo da condividere il percorso intrapreso e/o pianificato con tutti i futuri attori interni all'Istituto.

Il quadro normativo in materia si può così riassumere: 

la Legge 28 gennaio 2009, n. 2, di conversione del Decreto Legge 29 novembre 2008, n. 185, più noto come decreto "anti-crisi", dispone che le Aziende costituite sotto forma di società devono dotarsi entro il 29 novembre 2011 di una casella di Posta Elettronica Certificata che deve essere depositata presso la competente Camera di Commercio. Tale obbligo non interessa le imprese individuali. Le società di nuova iscrizione, peraltro, sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Pertanto devono dotarsi autonomamente della casella PEC prima della compilazione e dell'invio della pratica di iscrizione. I Professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato invece dovevano dotarsi già a decorrere dal 29 novembre 2009 di una propria casella PEC, da comunicare ai propri Ordini Professionali, i quali devono rendere tali elenchi disponibili per tutte le Pubbliche Amministrazioni.

Pertanto,  al fine di favorire la comunicazione nel più breve tempo possibile degli indirizzi PEC delle società, di diffondere l'utilizzo di tale canale di comunicazione per le imprese individuali, nonché per collaborare con gli altri attori del processo (Enti, intermediari, ecc.) alla verifica dei dati attualmente contenuti nella banca dati di Unioncamere, oltre alla citata stipula del Protocollo di intesa, sono state pianificate le attività che seguono. 

TABELLA DEGLI ATTI IN USCITA

Si è già provveduto, in via preliminare, a predisporre una tabella che riassume le tipologie di documenti in uscita inerenti la gestione del rapporto assicurativo tra l'Istituto e i datori di lavoro.

FASE SPERIMENTALE 

Si sta avviando una fase sperimentale, che durerà presumibilmente fino a fine anno, in cui la spedizione via PEC si affiancherà alla spedizione tradizionale di atti della tipologia sopra individuata, a partire dai certificati di assicurazione, variazione e cessazione. Nell'immediato saranno destinatarie di questa sperimentazione 108.120 società i cui indirizzi PEC, trasferiti da Unioncamere, risultano sicuramente corretti. L'avvio della sperimentazione verrà comunicato per mezzo di un messaggio inviato via PEC, da inviare contestualmente a tutte queste aziende, poiché potrebbe verificarsi il caso che non tutte siano potenzialmente interessate dall'inoltro di un provvedimento. 

È comunque previsto che, sia nei provvedimenti attualmente inviati centralmente via POM, sia in calce agli avvisi bonari, di prossima spedizione, venga inserito un breve messaggio che informi le ditte dell'avvio della sperimentazione, nonché rammenti, alle società, la citata scadenza del 29 novembre, ed alle ditte individuali la possibilità di comunicare comunque il proprio indirizzo PEC o quello di un intermediario, al fine di ricevere la corrispondenza, terminata la fase sperimentale, esclusivamente per il tramite di tale canale. 

CAMPAGNA DI OUTBOUND 

Si sta organizzando una campagna di outbound rivolta ad un campione di 22.000 aziende  utilizzando gli operatori del Contact Center Integrato INPS/INAIL, destinata ad aziende il cui indirizzo PEC non sia considerato corretto, finalizzata a rendere nota alle aziende la necessità di aggiornare il proprio indirizzo PEC presso Unioncamere. 

CAMPAGNA DI COMUNICAZIONE PER IL TRAMITE DEGLI INTERMEDIARI 

Si intende avviare una campagna di comunicazione, attraverso gli indirizzi PEC, destinata agli intermediari che potrebbero sensibilizzare i propri assistiti sull'argomento. 

INTESE CON LE ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA 

Le imprese individuali, come detto, ad oggi non hanno l'obbligo di legge di avere una PEC. Il Protocollo d'intesa appena siglato più innanzi citato ed il lavoro comune con le Associazioni di categoria potranno, auspicabilmente, favorire la diffusione della PEC presso questa tipologia di aziende.

   

Si riserva di fornire in seguito le necessarie indicazioni operative tese a garantire il buon esito delle iniziative concordate, rinnovando nel frattempo l'invito al presidio costante delle caselle PEC di struttura.

   

IL DIRETTORE CENTRALE P.O.C.                                              IL DIRETTORE CENTRALE RISCHI
f.to Dott. Giuseppe MAZZETTI                                                      f.to Ing. Ester ROTOLI

Ultimo aggiornamento: 06/11/2012


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