Il Libro unico del lavoro ha la funzione essenziale di documentare a ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'impresa.

Il Libro unico del lavoro è tenuto e conservato, in alternativa, presso:

1. la sede legale dell'Impresa
2. lo studio dei consulenti del lavoro o di altro professionista abilitato
3. i servizi e i centri di assistenza  delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

Le modalità di tenuta del Libro unico sono:

1. elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili, preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati dall'INAIL o da soggetti abilitati
2. a stampa laser, con autorizzazione preventiva dell'INAIL alla stampa e alla generazione della numerazione automatica
3. modalità informatica su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, oppure con sistemi di elaborazione automatica dei dati  che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell'Amministrazione digitale.
   Questa modalità di tenuta è sottratta agli obblighi di vidimazione e autorizzazione dell'INAIL. Prima della messa in uso, deve essere fatta comunicazione scritta alla Direzione provinciale del lavoro.